Ключевые события для управления документацией в Польше в XX и начале XXI столетия

Abstract

Termin „zarządzanie dokumentacją” jest w polskiej literaturze wieloznaczny. Między innymi można go rozumieć jako mechanizm wytwarzania dokumentacji właściwy polskimi instytucjom i to znaczenie przyjmujemy w tych rozważaniach. „Kluczowe wydarzenia” to te, które ten mechanizm ukształtowały. W naszej ocenia miały one miejsce w 1931, 1960 i 2011 r.

W 1931 r. zakończono w Polsce prace nad koncepcją nowoczesnej organizacji pracy biurowej. Dnia 24 sierpnia wydano ogólnopolskie ramowe przepisy kancelaryjne, które miały za zadanie ujednolicić i uprościć proces wytwarzania dokumentacji w urzędach państwowych. Wytyczne miały spowodować ograniczenie rejestracji korespondencji i wprowadzić obowiązek przechowywania dokumentacji bieżącej przez urzędników merytorycznych (zamiast w centralnej dla urzędu registraturze).

Rok 1960 należy uznać za moment, w którym polskie archiwa państwowe zaczęły nadzorować proces wytwarzania dokumentacji. Od tej chwili przepisy regulujące mechanizm są wdrażane w Polsce z udziałem administracji archiwalnej. Początkowo instrukcje kancelaryjne miały być tylko wydawane „w porozumieniu z archiwami”, potem opiniowane przez archiwa, dziś muszą zostać zatwierdzone przed wprowadzeniem w życie.

Od 2011 r. zaczęto w polskiej administracji wdrażać systemy tzw. elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

The term "records management" is ambiguous in Polish literature. Among other things, it can be understood as a mechanism for the production of records appropriate to Polish institutions. And we take this meaning in these considerations. "Key events" are those that shaped this mechanism. In our opinion, they took place in 1931, 1960 and 2011. In 1931, work on the concept of a modern organization of office work was completed in Poland. On August 24, a nationwide framework office regulations were issued to standardize and simplify the process of producing records in state offices. The guidelines were supposed to reduce the registration of correspondence and introduce the obligation to keep the current documentation by substantive officials. The year 1960 should be considered as the moment when Polish state archives began to supervise the process of records creation by government offices. From this moment, the regulations governing the mechanism are implemented in Poland with the participation of archival administration. Initially, the office manuals were to be issued only "in agreement with the archives", but today they must be approved by archives before implementation. Since 2011, electronic documents management systems have been implemented on a large scale at Polish offices.

Термин „управление документацией” в польской литературе имеет несколько значений. Среди прочих его можно понимать как механизм создания документации, свойственный польским учреждениям, и именно в таком значении он будет использован в данных рассуждениях. „Ключевые события”- это те события, которые сформировали данный механизм. По нашей оценке они имели место в 1931, 1960 и 2011 году. В 1931 году в Польше была закончена работа над концепцией современной организации работы в канцелярии – 24 августа были выданы общенациональные рамочные нормативы, предназначенные для унификации и упрощения процесса производства документации в государственных ведомствах. Новые положения должны были поспособствовать ограничению регистрирования корреспонденции и введению обязательства хранения текущей документации должностными лицами (вместо центрального органа учета в учреждении). Год 1960 является годом, когда польские государственные архивы начали контролировать процесс создания документации. С этого момента в Польше правила, регулирующие механизм, внедряются при участии администрации архивов. Изначально инструкции по делопроизводству должны были только выдаваться „по согласованию с архивами”, затем архивы начали производить их оценку, а в настоящее время инструкции, перед запуском в работу, должны быть утверждены архивами. С 2011 года в польской администрации начала внедряться система так называемого электронного управления документацией (ЭУД).