Zanim rozpoczniesz deponowanie przygotuj:

• dokument, który chcesz zdeponować, w formacie PDF,

• jeżeli dokument był już opublikowany – informacje bibliograficzne o źródle publikacji,

• tytuł, abstrakt i słowa kluczowe – najlepiej w j. polskim i angielskim.

Przygotowanie sugerowanych powyżej informacji ułatwi i usprawni proces deponowania, skracając chociażby czas potrzebny do wypełnienia wszystkich koniecznych pól formularza. Zebrane elementy opisu będzie można przekopiować do odpowiednich pól formularza deponowania RUM@K.

Prosimy o zwrócenie uwagi, czy plik PDF zawiera warstwę tekstową. Można to sprawdzić np. zaznaczając tekst i kopiując do edytora. Dokumenty składające się ze skanowanych obrazów, zabezpieczone przed kopiowaniem itp. nie są dostępne w wyszukiwaniu pełnotekstowym, uniemożliwiają również indeksowanie wyszukiwarkom internetowym.

Bardzo zalecane jest również umieszczenie podstawowych informacji o deponowanej pracy - tytułu, nazwisk autorów, słów kluczowych - w metadanych pliku PDF. W systemie Windows można to zrobić np. za pomocą niewielkiego, bezpłatnego programu BeCyPDFMetaEdit.

UWAGA! Nie deponuj w repozytorium jedynie abstraktu! Repozytorium gromadzi pełne teksty, abstrakty bez pełnego tekstu będą usuwane.

Rejestracja w repozytorium

Aby deponować pozycje w repozytorium musisz mieć własne konto. Przed pierwszym deponowaniem należy więc założyć konto. Konta z prawem deponowania mogą zakładać pracownicy i doktoranci UMK.

• Wybierz przycisk „Logowanie” umieszczony w prawym górnym narożniku strony by przejść do strony rejestracji.

• Naciśnij „Kliknij tutaj by założyć nowe konto”.

• Podaj swój adres e-mail - preferowane są adresy na serwerach uniwersyteckich, ponieważ system automatycznie rozpoznaje je jako dozwolone i akceptuje. Po chwili otrzymasz na swoje konto mailowe informację potwierdzającą otwarcie konta w repozytorium. Podany adres e-mail po weryfikacji będzie służył jako login do konta w repozytorium. W przypadku podania adresu spoza domeny umk.pl czas weryfikacji i otwarcia konta będzie wydłużony, ponieważ redaktorzy repozytorium będą musieli sprawdzić personalia i ewentualnie skontaktować się z nadawcą zgłoszenia w celu potwierdzenia danych.

• Otwórz przesłany link i uzupełnij dane w swoim profilu. Zapamiętaj zdefiniowane hasło do konta, będzie konieczne przy każdym następnym logowaniu do repozytorium.

Deponowanie

• Po zalogowaniu wybierz z menu „Moje konto” opcję „Deponowanie”.

• Aby zdeponować pracę wybierz „Rozpocznij nowe deponowanie”.

• Wybierz kolekcję, w której praca ma być zdeponowana. Kolekcje wyświetlają się w porządku alfabetycznym, każda przypisana jest do konkretnego wydziału. W nawiasach podany jest skrót nazwy wydziału. Wybierz kolekcję z właściwym skrótem wydziału, odpowiadającym Twojemu miejscu pracy.

• Zaznacz odpowiednie opcje – jeśli praca posiada tytuł równoległy np. przetłumaczony oraz jeśli została już wcześniej opublikowana. Podawanie tytułu równoległego w języku angielskim, nawet jeśli artykuł nie ma innej wersji językowej, sprawi iż praca będzie lepiej rozpoznawalna na świecie. Jeżeli praca została już wcześniej opublikowana – po zaznaczeniu tej opcji – pojawi się możliwość podania źródła.

• Wprowadź informacje bibliograficzne, opisujące deponowaną pracę:

  • Nazwisko autora/autorów – gdy praca ma kilku autorów nazwiska kolejnych należy wprowadzać w odrębnych oknach, po kliknięciu „Dodaj”. Takie działanie jest istotne dla poprawnego automatycznego budowania indeksu nazwisk.

  • Promotora/promotorów w przypadku deponowania pracy doktorskiej.

  • Tytuł oryginalny i tytuł równoległy (przetłumaczony).

  • Datę wydania – koniecznie należy podać rok wydania, pola „miesiąc” i „dzień” mogą pozostać puste.

  • Nazwę wydawcy.

  • Źródło – np. tytuł czasopisma w którym artykuł został opublikowany lub tytuł monografii z której pochodzi deponowany rozdział, należy pamiętać by opisując czasopismo podać także numer woluminu i/lub zeszytu oraz strony obejmujące publikację. W tym polu można także dodać link, jeśli praca jest już dostępna w Internecie.

  • ISSN dla czasopisma lub odpowiednio ISBN dla książki.

  • Rodzaj pracy – wybierając z menu właściwy rodzaj publikacji.

  • Język oryginału deponowanego dokumentu.

  • Słowa kluczowe najlepiej charakteryzujące treść dokumentu, kolejne słowa kluczowe należy wprowadzać także odrębnie, każde w nowym oknie, po kliknięciu „Dodaj”. Słowa kluczowe należy podać w języku polskim i angielskim. Te pola są obowiązkowe! Brak słów kluczowych uniemożliwi przejście do kolejnych etapów deponowania.

  • Abstrakt - abstrakty dodajemy także w języku polskim i angielskim, kolejne abstrakt wprowadzamy również po kliknięciu „Dodaj”, tak by każdy znalazł się w odrębnym oknie.

Można oczywiście, według uznania, wypełnić pozostałe pola formularza. Pola opisane powyżej są najważniejsze by zdeponowana praca była w przyszłości np. właściwie cytowana i wyszukiwana przez automatyczne systemy.

• Prześlij deponowany plik w zalecanym uniwersalnym formacie PDF (standard międzynarodowy). Nazwa pliku powinna być krótka, nie może zawierać znaków specjalnych.

• Sprawdź i ewentualnie popraw/uzupełnij wprowadzone dane bibliograficzne.

• System samo archiwizacji RUM@K wymaga wprowadzenia przez autora zgody prawno autorskiej na archiwizację pracy i upowszechnienie jej w Internecie. System umożliwia również dokonanie wyboru zakresu ochrony prawnej tej pracy. Można wybrać tzw. wolną licencję Creative Commons, w której autor sam decyduje, jaki wariant ochrony dzieła wybiera lub jeśli decyduje się na wybór wolnej licencji przechodzi w następnym kroku do oświadczenia prawno autorskiego.

• Zatwierdź „Oświadczenie deponenta”, które domyślnie zapewnia pełną ochronę dziełu - COPYRIGHT – wszystkie prawa zastrzeżone.

• Po akceptacji oświadczenia kliknij „Deponowanie zakończone”.

• Opis zdeponowanej pracy zostanie sprawdzony i zatwierdzony przez redaktora repozytorium.

• Gdy depozyt zostanie już zaakceptowany i uwidoczniony w repozytorium RUM@K, otrzymasz powiadomienie drogą mailową.

 

Instrukcję przygotowała Dominika Czyżak, Toruń grudzień 2012 r.

Before you start, prepare the following:

• The document you wish to deposit in PDF format.

• If the document has already been published, include information about its publication.

• The title, abstract, and keywords should be provided in both Polish and English.

Preparing this information will streamline the depositing process and enhance efficiency. For instance, it will reduce the time required to complete all necessary fields on the form. The collected descriptive elements can be copied into the corresponding fields of the deposition form.

Please inform us if the PDF file contains a text layer. You can verify this by selecting the text and copying it into an editor. Documents composed solely of scanned images or copy-protected files are not indexed in full-text searches and may hinder internet search engines from indexing them.

It is also advisable to include basic information about the deposited work, such as the title, authors' names, and keywords, in the metadata of the PDF file. On Windows, this can be done using free software like BeCyPDFMetaEdit. Note that only abstracts should not be deposited in the repository; it collects full texts, and abstracts without accompanying full texts will be deleted.

Registration in the repository

To deposit items in the repository, you must have your own account. Create an account before your first deposit. NCU staff and PhD students are eligible to create accounts with deposition rights.

• Select the ‘Login’ button (“Logowanie”) in the top right corner of the page to access the registration page.

• Click ‘Click here to create a new account’ (“Kliknij tutaj by założyć nowe konto”).

• Enter your email address. We recommend using addresses from university servers, as these are automatically recognized by the system. You will receive an email confirming your repository account creation. The email address you provide will be verified and used as your login for the repository account. If you use an address outside the umk.pl domain, verification and account creation may take longer since repository editors will need to confirm your details and may contact you for verification.

• Open the link provided in the email and complete your profile information. Remember your password, as you will need it every time you log in to the repository.

Depositing

• After logging in, select 'Deposit' (“Deponowanie”) from the 'My Account' (“Moje konto”) menu.

• To initiate a deposit, select 'Start new deposit' (“Rozpocznij nowe deponowanie”).

• Select the collection in which you want to deposit the work. The collections are displayed in alphabetical order, with each assigned to a specific department. The abbreviation of the faculty name is given in brackets. Select the collection with the correct departmental abbreviation for your workplace.

• Tick the relevant options. If your paper has a parallel title (e.g., a translation) or has been previously published, you must provide its parallel title in English to enhance its international recognition. If previously published, you will have an option to cite this source if selected.

• Enter bibliographic information describing the work being deposited:

  • Enter the author(s) name(s). For multiple authors, input subsequent names in separate fields after clicking 'Add' (“Dodaj”). This is crucial for correctly generating an author index.

  • Include promoter(s) if depositing a doctoral thesis.

  • Provide both original and parallel titles (translated).

  • Enter the publication year; 'month' (“miesiąc”) and 'day' (“dzień”) fields can remain blank.

  • State the publisher’s name.

  • Specify the source: provide the journal title for articles or monograph title for chapters, including volume/issue number and page range. Add a link if available online.

  • Include ISSN for journals or ISBN for books.

  • Select type of work from the publication menu.

  • Indicate language of original document.

  • Enter keywords that best characterize your document’s content; additional keywords can be added separately after clicking 'Add'. Keywords must be provided in both Polish and English; these fields are mandatory for proceeding with deposition.

  • Add abstracts in both Polish and English; additional abstracts can be added by clicking 'Add', ensuring each is placed in a separate field.

Fill out other fields as desired; however, those described above are essential for proper citation and retrieval by automated systems in future.

• Submit your deposited file in universally recommended PDF format (international standard). Ensure that file names are short and free of special characters.

• Review entered bibliographic data for accuracy and make corrections or additions as needed.

• The self-archiving repository system requires authors to enter copyright permissions for archiving and online dissemination of their work. You may choose a Creative Commons license variant for legal protection of your work. If opting for a free license, proceed to copyright declaration next.

• Approve the ‘Depositor’s Statement’ (“Oświadczenie deponenta”), which by default grants full protection—COPYRIGHT—reserved rights.

• After accepting this statement, click ‘Deposit complete’ (“Deponowanie zakończone”).

• The repository editor will review and approve your deposited work’s description.

• Once accepted and made visible in the repository, you will receive an email notification.

 

Instruction prepared by Dominika Czyżak, Toruń, December 2012.