Zanim rozpoczniesz deponowanie przygotuj:

• dokument, który chcesz zdeponować, w formacie PDF,

• jeżeli dokument był już opublikowany – informacje bibliograficzne o źródle publikacji,

• tytuł, abstrakt i słowa kluczowe – najlepiej w j. polskim i angielskim.

Przygotowanie sugerowanych powyżej informacji ułatwi i usprawni proces deponowania, skracając chociażby czas potrzebny do wypełnienia wszystkich koniecznych pól formularza. Zebrane elementy opisu będzie można przekopiować do odpowiednich pól formularza deponowania RUM@K.

Prosimy o zwrócenie uwagi, czy plik PDF zawiera warstwę tekstową. Można to sprawdzić np. zaznaczając tekst i kopiując do edytora. Dokumenty składające się ze skanowanych obrazów, zabezpieczone przed kopiowaniem itp. nie są dostępne w wyszukiwaniu pełnotekstowym, uniemożliwiają również indeksowanie wyszukiwarkom internetowym.

Bardzo zalecane jest również umieszczenie podstawowych informacji o deponowanej pracy - tytułu, nazwisk autorów, słów kluczowych - w metadanych pliku PDF. W systemie Windows można to zrobić np. za pomocą niewielkiego, bezpłatnego programu BeCyPDFMetaEdit.

UWAGA! Nie deponuj w repozytorium jedynie abstraktu! Repozytorium gromadzi pełne teksty, abstrakty bez pełnego tekstu będą usuwane.

Rejestracja w repozytorium

Aby deponować pozycje w repozytorium musisz mieć własne konto. Przed pierwszym deponowaniem należy więc założyć konto. Konta z prawem deponowania mogą zakładać pracownicy i doktoranci UMK.

• Wybierz przycisk „Logowanie” umieszczony w prawym górnym narożniku strony by przejść do strony rejestracji.

• Naciśnij „Kliknij tutaj by założyć nowe konto”.

• Podaj swój adres e-mail - preferowane są adresy na serwerach uniwersyteckich, ponieważ system automatycznie rozpoznaje je jako dozwolone i akceptuje. Po chwili otrzymasz na swoje konto mailowe informację potwierdzającą otwarcie konta w repozytorium. Podany adres e-mail po weryfikacji będzie służył jako login do konta w repozytorium. W przypadku podania adresu spoza domeny umk.pl czas weryfikacji i otwarcia konta będzie wydłużony, ponieważ redaktorzy repozytorium będą musieli sprawdzić personalia i ewentualnie skontaktować się z nadawcą zgłoszenia w celu potwierdzenia danych.

• Otwórz przesłany link i uzupełnij dane w swoim profilu. Zapamiętaj zdefiniowane hasło do konta, będzie konieczne przy każdym następnym logowaniu do repozytorium.

Deponowanie

• Po zalogowaniu wybierz z menu „Moje konto” opcję „Deponowanie”.

• Aby zdeponować pracę wybierz „Rozpocznij nowe deponowanie”.

• Wybierz kolekcję, w której praca ma być zdeponowana. Kolekcje wyświetlają się w porządku alfabetycznym, każda przypisana jest do konkretnego wydziału. W nawiasach podany jest skrót nazwy wydziału. Wybierz kolekcję z właściwym skrótem wydziału, odpowiadającym Twojemu miejscu pracy.

• Zaznacz odpowiednie opcje – jeśli praca posiada tytuł równoległy np. przetłumaczony oraz jeśli została już wcześniej opublikowana. Podawanie tytułu równoległego w języku angielskim, nawet jeśli artykuł nie ma innej wersji językowej, sprawi iż praca będzie lepiej rozpoznawalna na świecie. Jeżeli praca została już wcześniej opublikowana – po zaznaczeniu tej opcji – pojawi się możliwość podania źródła.

• Wprowadź informacje bibliograficzne, opisujące deponowaną pracę:

  • Nazwisko autora/autorów – gdy praca ma kilku autorów nazwiska kolejnych należy wprowadzać w odrębnych oknach, po kliknięciu „Dodaj”. Takie działanie jest istotne dla poprawnego automatycznego budowania indeksu nazwisk.

  • Promotora/promotorów w przypadku deponowania pracy doktorskiej.

  • Tytuł oryginalny i tytuł równoległy (przetłumaczony).

  • Datę wydania – koniecznie należy podać rok wydania, pola „miesiąc” i „dzień” mogą pozostać puste.

  • Nazwę wydawcy.

  • Źródło – np. tytuł czasopisma w którym artykuł został opublikowany lub tytuł monografii z której pochodzi deponowany rozdział, należy pamiętać by opisując czasopismo podać także numer woluminu i/lub zeszytu oraz strony obejmujące publikację. W tym polu można także dodać link, jeśli praca jest już dostępna w Internecie.

  • ISSN dla czasopisma lub odpowiednio ISBN dla książki.

  • Rodzaj pracy – wybierając z menu właściwy rodzaj publikacji.

  • Język oryginału deponowanego dokumentu.

  • Słowa kluczowe najlepiej charakteryzujące treść dokumentu, kolejne słowa kluczowe należy wprowadzać także odrębnie, każde w nowym oknie, po kliknięciu „Dodaj”. Słowa kluczowe należy podać w języku polskim i angielskim. Te pola są obowiązkowe! Brak słów kluczowych uniemożliwi przejście do kolejnych etapów deponowania.

  • Abstrakt - abstrakty dodajemy także w języku polskim i angielskim, kolejne abstrakt wprowadzamy również po kliknięciu „Dodaj”, tak by każdy znalazł się w odrębnym oknie.

Można oczywiście, według uznania, wypełnić pozostałe pola formularza. Pola opisane powyżej są najważniejsze by zdeponowana praca była w przyszłości np. właściwie cytowana i wyszukiwana przez automatyczne systemy.

• Prześlij deponowany plik w zalecanym uniwersalnym formacie PDF (standard międzynarodowy). Nazwa pliku powinna być krótka, nie może zawierać znaków specjalnych.

• Sprawdź i ewentualnie popraw/uzupełnij wprowadzone dane bibliograficzne.

• System samo archiwizacji RUM@K wymaga wprowadzenia przez autora zgody prawno autorskiej na archiwizację pracy i upowszechnienie jej w Internecie. System umożliwia również dokonanie wyboru zakresu ochrony prawnej tej pracy. Można wybrać tzw. wolną licencję Creative Commons, w której autor sam decyduje, jaki wariant ochrony dzieła wybiera lub jeśli decyduje się na wybór wolnej licencji przechodzi w następnym kroku do oświadczenia prawno autorskiego.

• Zatwierdź „Oświadczenie deponenta”, które domyślnie zapewnia pełną ochronę dziełu - COPYRIGHT – wszystkie prawa zastrzeżone.

• Po akceptacji oświadczenia kliknij „Deponowanie zakończone”.

• Opis zdeponowanej pracy zostanie sprawdzony i zatwierdzony przez redaktora repozytorium.

• Gdy depozyt zostanie już zaakceptowany i uwidoczniony w repozytorium RUM@K, otrzymasz powiadomienie drogą mailową.

 

Instrukcję przygotowała Dominika Czyżak, Toruń grudzień 2012 r.