Zarządzanie dokumentacją w polskich badaniach

Abstract

Początków zarządzania dokumentacją jako dyscypliny naukowej zwykło się szukać w Stanach Zjednoczonych Ameryki i działalności Commission on Organization of the Executive Branch of the Government. Amerykańską genezę zarządzania dokumentacją można dostrzec w definicji records management zapisanej w „Dictionary of Archival Terminology/Ditctionnaire de terminologie archivistique” z 1984 r. (Records management. That area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of records, i. e. during their entire life cycle). Nawet jeśli przyjmiemy, że wdrożenie rekomendacji pierwszej Komisji Hoovera było katalizatorem dla teoretycznych prac w zakresie records management, musimy zdawać sobie sprawę, że praktyczne działania prowadzące do efektywnego tworzenia i przechowywania dokumentacji podejmowane były znacznie wcześniej.

W artykule scharakteryzowane zostały dwa kręgi uczonych badających w Polsce tę problematykę od lat 20. XX w. Pierwszy z nich to uczeni wywodzący się spośród znawców naukowej organizacji i zarządzania, drugi to archiwiści. Nie było możliwe, aby w artykule przedstawić wszystkie nauki prowadzące badania interesujące zarządców dokumentacji. To, co łączy te dyscypliny, to przedmiot, czyli dokument i dokumentacją oraz proces ich wytwarzania, oceniane w różnego punktu widzenia. Są wśród nich m.in. zarządzanie, archiwistyka, współczesna dyplomatyka, informatyka, architektura wnętrz etc. Nie było też możliwe przedstawienie wszystkich kierunków badań oraz publikacji, które można zaliczyć do naukowego dorobku zarządzania dokumentacją. Warto jednak wskazać na jedną prawidłowość. Krąg dyscyplin, które mogą przyczynić się do rozbudowy dorobku naukowego zarządzania dokumentacją, może stale się rozszerzać. Otaczająca nas rzeczywistość jest tak skomplikowana, ludzie i organizacje tak podatni na wpływy różnych czynników, że nie wiadomo, jacy uczeni w przyszłości zaczną prowadzić badania pozwalające zwiększyć efektywności w postępowaniu z dokumentacją w ciągu całego jej cyklu życiowego.

Beginnings of records management as a research discipline are often connected to the United States of America and activity of the Commission on Organization of the Executive Branch of the Government. The American origins of records management might be observed in its definition in “Dictionary of Archival Terminology/Ditctionnaire de terminologie archivistique” from 1984. (Records management. That area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of records, i.e. during their entire life cycle). But even if we assume, that implementation of the Hoover Commission’s recommendations acted as a catalyst for theoretical works in records management, we must be aware that practical actions for efficient creation and maintenance of records were taken much earlier.

This article characterizes two research circles that studied the issue in Poland since the 1920s. The first circle consisted of researchers originating in experts in scientific organization and management, the second one were archivists. It was not possible to describe in this article all scientific disciplines running research that might be of concern of records managers. They are linked by their research interest – a document, records and process of creating them, seen from various points of view. Among these disciplines are management, archival science, contemporary diplomatics, informatics, interior design etc. It was also not possible to present all directions of research or all publications that can be seen as research achievements of records management. One characteristic is worth to be mentioned, though. A group of disciplines able to contribute to widen the achievements of records management may still grow. The reality surrounding us is complex, people and organizations so prone to influence of various factors, that it is not known, what types of researchers will in the future conduct studies to increase efficiency in managing records in their whole life cycle.