Problemy struktury zespołu archiwalnego w perspektywie komputeryzacji archiwów na przykładzie akt Olsztyńskiej Wojewódzkiej Rady Narodowej z lat 1945-1950

Abstract

Komputeryzacja zachęca do uwzględnienia w archiwalnym systemie informacyjnym wszystkich elementów struktury zasobu.

Przykład materiałów Olsztyńskiej Wojewódzkiej Rady Narodowej z lat 1945-1950 przekonuje, że w przypadku zespołów wytworzonych w tym czasie, możliwe jest wyodrębnienie wszystkich wewnątrz zespołowych elementów struktury zasobu archiwalnego. Nie zawsze jest to łatwe. Np. istnienie podzespołów jest ograniczone ze względu na ścisłe stosowanie w pracy polskich archiwów II poł. XX w. metodycznych normatywów wydawanych w tym okresie przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Co do pozostałych poziomów struktury zasobu archiwalnego - serii i klasy, rozumianych odpowiednio jako: całości wydzielane w zespole lub podzespole w trakcie porządkowania oraz akta jednolite pod względem sposobu powstania, formy i treści, to ich określenie w żadnym z zespołów nie sprawia kłopotu.

Opis wszystkich poziomów struktury zespołu wydzielonych w aktach z lat 1945-1950 zaspokoi potrzeby informacyjne archiwistów i badaczy kancelarii. Z punktu widzenia oczekiwań historyków wystarczającym jest opis archiwaliów na poziomie jednostki, idealnym zaś - na poziomie dokumentu.