O usprawnienie kancelarii Ministerstwa Administracji Publicznej. Projekt Mariana Cieszyńskiego z grudnia 1947 roku

Abstract

Proces organizowania pracy kancelarii w większości polskich urzędów po II wojnie światowej był początkowo wprowadzaniem doraźnych rozwiązań znanych urzędnikom z ich przedwojennej pracy, niż zorganizowany proces wrażania najbardziej efektywnych w danym przypadku rozwiązań. Dopiero stopniowo przeradzał się on w centralnie sterowaną akcję, której celem - przynajmniej do 1950 roku była egzekucja i definitywne wprowadzenie w życie założeń przedwojennej reformy kancelarii.

Wdrażanie nowych, coraz to doskonalszych przepisów kancelaryjnych nie było jedynym sposobem, który po II wojnie światowej zapewnić podniesienie efektywności pracy biurowej. Niezależnie od działań podejmowanych nad opracowaniem jednolitych norm kancelaryjnych prowadzona była między innymi akcja oszczędnościowa. Nakłaniając do niej wychodzono z założenia, że tylko dobrze zorganizowane biuro, z przejrzyście rozdzielonymi zadaniami, jest gwarancją osiągnięcia oszczędności w wydatkach na cele biurowe oraz stanowi antidotum na zbyt czasochłonny proces administrowania. Kolejną drogą prowadzącą do usprawnienia biurowości w tym czasie miało być współzawodnictwo pracy, podejmowane także przez urzędników. Rozumiano je jako indywidualną bądź zespołową rywalizację pracowników urzędów o osiągnięcie lepszych wyników - wyższej wydajności, jakości i ulepszeń organizacyjnych. Jeszcze innym sposobem polepszenia efektywności pracy urzędników była próba zaangażowania urzędników w racjonalizację pracy ich urzędów. Propagując tak zwany „system sugestyj pracowniczych” wskazywano na przykłady płynące ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i oczywiście Związku Radzieckiego.

Przedstawiane jako tekst źródłowy opracowanie przygotowane przez pracownika krakowskiej elektrowni miejskiej Mariana Cieszyńskiego, zatytułowane Przepisy prowadzenia dziennika podawczego, registratury i ekspedytu - jest właśnie przejawem zaangażowania polskiego społeczeństwa w akcję opracowywania projektów racjonalizatorskich.

The process of organising registries' work in the majority of Polish offices after World War II initially consisted in the introduction of short-term solutions, known to the officials from their pre-war work, rather than in the implementation of the solutions which would be most effective in a given case. It was only gradually that in transformed into a centrally directed action whose aim (at least until 1950) was a definite implementation of the principles of pre-war reform of registries.

The implementation of new, more and more efficient registry regulations was not the only way to improve the effectiveness of office work after World War II. Independently of the steps taken to formulate uniform registry norms, an economical action was carried out as well. The assumption was that only a well organised office, which clear division of tasks, may guarantee the cut in the office expenditure and constitutes an antidote to the time-consuming administration process. Work competition, undertaken by the clerks as well, was supposed to the another way to improve clerical work at that time. It was understood as individual or group rivalry among white collar workers of various offices to obtain better results: higher efficiency, better work quality and organisational improvement. Another way of improving the efficiency of clerical work was an attempt to engage them in the process of rationalisation of work of other offices. Advertising that so-called „system of employee suggestion” reference was made to the examples coming from the United States, Great Britain and, of course, the Soviet Union.

The source material presented here is a study prepared by Marian Cieszyński, an employee at the Cracow city power station, entitled „Regulations concerning the running of correspondence register, record and forwarding offices”. It is an example of the engagement of Polish society in the action of the development of rationalisation projects.