Archiwum uniwersytetu - rola i zadania w zarządzaniu dokumentacją szkoły wyższej

Abstract

Współczesne archiwa uniwersyteckie powinny aktywnie włączyć się w zarządzanie dokumentacją szkół wyższych. Poza gromadzeniem, przechowywaniem, opracowywaniem i udostępnianiem archiwaliów wytworzonych przez uniwersyteckie kancelarie, archiwa powinny wpływać również na pracę uczelnianych biur. Propozycja ta nie jest nowa i pojawiała się już u polskiej literaturze przedmiotu. Obecnie - w epoce gwałtownego rozwoju organizacyjnego polskich uniwersytetów i masowo narastającej dokumentacji - nabiera szczególnego znaczenia. Należy wskazać na pięć sposobów ingerencji archiwów uniwersyteckich w uczelnianą biurowość. Pierwszym z nich jest prowadzona stale kontrola pracy uniwersyteckiej kancelarii. Drugim sposobem - inicjowanie zmian w organizacji pracy kancelarii. Za trzeci sposób uznać należy opracowywanie normatywów - instrukcji kancelaryjnych oraz wykazów akt. Czwarty sposób to szkolenie personelu administracyjnego w zakresie biurowości, piąty z kolei to popularyzacja poprawnych zwyczajów kancelaryjnych.

Present university archives should take an active part in records management of the institutions of higher learning. Apart from gathering, storing, drawing up and providing access to archival materials produced by universities offices, archives should also influence the work of these offices. This proposal is not new and has already been discussed in the Polish literature of subject. Currently - in the era of dynamic organisational development of Polish universities and quick growth of documentation - it is gaining a special importance. One can point out five ways of interfering of university archives in a college clerical work. First, to continuously control the work of universities office. Second, to initiate changes in the office work organisation. Third, to draw up norms - office instructions and filing plans. The fourth way is to train administration personnel as regards the office work. The fifth way is to popularise proper office practise.