Ramowe przepisy kancelaryjne. Co jest ich istotą i czy współcześnie warto z nich korzystać w administracji?

Abstract

Od 2011 r. znaczna część instytucji publicznych w Polsce musi używać instrukcji kancelaryjnych. Ich wprowadzenie miało zagwarantować powszechne stosowanie zestandaryzowanych i prawidłowych rozwiązań biurowych. Tymczasem mechanizm opracowywania, zatwierdzania i wdrażania instrukcji nie pozwala na osiągnięcie zakładanych zakładanych efektów. Rzadko kiedy instrukcje kancelaryjne są przygotowywane do pojedynczych instytucji. Nie uwzględniają specyfiki poszczególnych urzędów i organizacji. Nie mają logicznej struktury i innych cech właściwych opracowaniom dydaktycznym. Przez to nie ułatwiają pracownikom nauczenia się sposobów poprawnego wykonywania czynności kancelaryjnych. W tej sytuacji dobrym rozwiązaniem wydaje się powrót do stosowania w polskiej biurowości ramowych przepisów kancelaryjnych. Takich, jakie wydano w Polsce w latach 30. XX w. Zawierały one podstawowe zasady, cechy i rozwiązania, które miały obowiązywać w polskich urzędach administracji rządowej. Na ich podstawie poszczególne urzędy miały opracowywać szczegółowe instrukcje dostosowane do ich indywidualnych potrzeb. Mogły się one różnić nawet urzędach tego samego działu administracji i szczebla. Niestety powszechny powrót do stosowania ramowych przepisów kancelaryjnych w Polsce nie jest możliwy. Trudno wyobrazić sobie to rozwiązanie w urzędach obsługujących terenowe organy administracji rządowej i samorządu terytorialnego oraz w instytucjach im podległych. Nieco bardziej możliwe jest to w przypadku urzędów terenowych organów administracji specjalnej i administracji państwowej, która ma szczególne prawa w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego (np. wojskowej, spraw wewnętrznych i zagranicznych).

Since 2011, a large part of public institutions in Poland must use office manuals (instrukcja kancelaryjna). Their introduction was to guarantee the widespread use of standardized and correct office solutions. Meanwhile, the mechanism for developing, approving and implementing of manuals does not allow achieving the assumed expected effects. Hardly ever, office manuals are prepared for individual institutions. They do not take into account the specifics of individual offices and organizations. They do not have a logical structure and other features necessary to help employees learn how to properly perform office tasks. In this situation, it seems a good solution to return to the use of framework office manuals (ramowe przepisy kancelaryjne) in the Polish offices. Such as those published in Poland in the 1930s. They contained basic principles, features and solutions that were to apply in government administration offices. On their basis, individual offices were to prepare detailed office manuals tailored to their individual needs. This manuals could even differ for offices of the same administration and level. Unfortunately, a general return to the application of framework office manuals in Poland is not possible. It is difficult to imagine this solution in the offices of state and local govrment, as well as in subordinate institutions. It is slightly more possible in local offices of special administration and state administration authorities, which has special competences in the area of shaping archival holdings (eg military, internal, and foreign affairs).