Jeszcze o instrukcji kancelaryjnej

Abstract

W Polsce powszechnie uważa się, że dobra instrukcja kancelaryjna powinna mieć cech aktu prawnego. Tymczasem zadaniem instrukcji jest nauczenie pracowników wykonywania obowiązków kancelaryjnych. Jeśli urzędnicy je opanują, utrwalone zostaną poprawne sposoby postępowania z dokumentacją. Dzięki temu zostanie wdrożony zaprojekowany dla organizacji mechanizm zarządzania dokumentacją. By być dobrym narzędziem zarządzania dokumentacją, instrukcja kancelaryjna powinna mieć cechy opracowania dydaktycznego. Jest ich 7. Są to: sprecyzowana zawartość (treść instrukcji powinny stanowić jedynie opisy sposobów wykonywania tych czynności), zrozumiałość (instrukcja kancelaryjna musi być napisana językiem prostym, pozbawionym niejasnych i złożonych zdań; dobrze, jeśli jest zaopatrzona w rozsądnie dobrane ilustracje, np. wzory poprawnie wypełnionych formularzy), kompletność (musi pozwalać na wykonanie każdej czynności kancelaryjnej „krok po kroku”), indywidualność (musi być napisana dla jednej, konkretnej organizacji/instytucji), aktualność (musi uwzględniać obowiązujący stan prawny i jedynie efektywne sposoby wykonywania czynności kancelaryjnych), logiczna budowa i łatwość w korzystaniu.

It is widely considered in Poland that a good office manual should have features of a legal instrument. Meanwhile, a manual’s job is to teach office workers to do their office activities. If clerks will learn it, correct ways of managing records will be consolidated. Thus a mechanism of records management designed for the organization will be implemented. To be a good tool for records management the office manual should have features of a teaching material. There are 7 of those qualities: precise content (a manual should contain only descriptions of office activities), comprehensibility (it should have simple language without unclear or complex sentences; it would be good if a manual had reasonably chosen illustrations, e.g. correctly filled out forms), completeness (it must enable doing all office activities step by step), individuality (it must be written for this one, specific organization/institution), relevance (a manual must reflect the current legal circumstances and only efficient ways of conducting office activities), logical structure and easiness in use.