Kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego w Polsce w latach 1945-1989

Abstract

Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z zadań, które wykonują współczesne archiwa w Polsce. Zaangażowały się one w tę działalność już przed wybuchem II wojny światowej i rozwinęły po 1945 r. Dziś jest realizowane dzięki selekcji i nadzorowi nad narastającym zasobem archiwalnym.

Już w 1948 r. w czasie prac nad projektem przepisów archiwalnych zadeklarowano, że dążeniem państwowej służby archiwalnej będzie zachowanie wszelkich akt mających znaczenie naukowe, polityczne i praktyczne, niezależnie od miejsca ich dotychczasowego przechowywania, techniki i sposobu wytworzenia. Inaczej niż przed wojną, projektowanie przepisy dotyczyły wszystkich, nie tylko państwowych, instytucji. Deklaracja znalazła swoje odbicie w dekrecie o archiwach państwowych z marca 1951 r. i przepisach wykonawczych do niego. Została utrwalona w uchwalonej w lipcu 1983 r. ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i obowiązywała w zasadzie do 1989 r. Realizując zapisy dekretu z 1951 r. polska administracja archiwalna zaangażowała się w określanie typów materiałów wartych wieczystego zachowania (oznaczanych kategorią A) oraz wyznaczaniem okresów przechowywania pozostałej dokumentacji (kat. B). W 1955 r. archiwa państwowe zainicjowały selekcję twórców materiałów archiwalnych, a na początku lat 60. XX w. zaczęły wykorzystywać "archival sampling" do wyboru reprezentatywnych próbek dokumentacji operacji bankowych, zażaleń i skarg.

Prowadzony przez administrację archiwalną nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym polegał do 1989 r. na kontrolowaniu archiwów zakładowych, sprawdzaniu wyników selekcji wykonywanej przez instytucje i mechanizmów pracy biurowej aktotwórców.

Początkowo archiwa państwowe starały się wizytować wszystkie składnice akt i archiwa zakładowe. Po 1955 r. ograniczyły się do kontrolowania archiwów bieżących instytucji wytwarzających dokumentację kat. A, choć w razie potrzeby stworzono możliwość przeprowadzenia wizytacji w składnicach nie będących pod szczególnym nadzorem. W 1971 r. nakazano do minimum ograniczyć wizytowanie archiwów instytucji niewytwarzających materiałów wartych wieczystego zachowania, w 1977 przeprowadzenie kontroli w nich uzależniono od inicjatywy aktotwórcy. Ostatecznie sprawę wizytacji archiwów bieżących, które nie przechowują akt kat. A, zamknęła ustawa a 1983 r.. Dzięki jej ustaleniom składnice akt - tak nazwano w niej archiwa bieżące bez dokumentacji o charakterze wieczystym - nie miały być wizytowane przez pracowników archiwów państwowych. O ile krąg wizytowanych instytucji ulegał w latach 1945-1989 zmianom, o tyle nie zmieniał się zakres wizytacji. Ich celem było zebranie informacji o pracy archiwum bieżącego, skontrolowanie jej mechanizmów i udzielenie wskazówek pracownikom.

Procedura kontroli brakowania dokumentacji przez aktotwórców została opracowana przez administrację archiwalną na początku lat 50. XX w. Tak samo jak kontrola archiwów bieżących, obejmowała ona początkowo wszystkie instytucje i zakładała prowadzenie kontroli spisów dokumentacji przeznaczonych do zniszczenia przez instytucje oraz ekspertyzę samych akt. Od 1959 r. zaczęto wydawać stałe zezwolenia na brakowanie dokumentacji. W 1965 r. umożliwiono instytucjom wytwarzającym akta kat. B brakowanie dokumentacji bez obowiązku poddawania jej ekspertyzie. W 1971 roku zobowiązano archiwistów państwowych do przeprowadzania ekspertyz tylko wtedy, gdy dostarczone im spisy akt przeznaczonych na makulaturę budziły wątpliwości.

Archiwalna kontrola biurowości jest najmłodszą z form nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym, choć świadomość wpływu, jaki ma sposób prowadzenia akt w registraturze na kształt zasobu archiwalnego, nie była archiwistom obca już w latach czterdziestych. Od momentu jej wprowadzenia do 1989 r. sprowadzała się do kontrolowanie przepisów kancelaryjnych wprowadzanych przez aktotwórców. W końcu lipca 1963 r. po raz pierwszy jednoznacznie stwierdzono, że jednym z zadań jakie archiwa państwowe wypełniają w ramach nadzoru nad narastającym zasobem jest opiniowanie normatywów kancelaryjnych oraz instytucji o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych. W marcu 1967 r. ustalono kto jest uprawniony do uzgadniania przepisów kancelaryjnych konkretnych typów czy grup aktotwórców. Wreszcie w czerwcu 1970 r. stwierdzono, że zadaniem państwowej służby archiwalnej jest nie tylko opiniowanie przepisów kancelaryjnych, ale także ich "ostateczne uzgadnianie". Później wprowadzane przepisy nie zmieniały rangi konsultacji, sukcesywnie jednak zwiększano krąg poddawanych niej instytucji. Początkowo do uzgadniania przepisów kancelaryjnych zobowiązane były instytucje wytwarzające dokumentację kat. A. We wrześniu 1974 r. krąg zobowiązanych do tego aktotwórców rozciągnięto na wszystkie uspołecznione jednostki organizacyjne.