Dokumentacja i jej podział

Abstract

Termin „dokumentacja” został zdefiniowany w 1905 r. przez Paula Otlet’a i oznaczał czynność gromadzenia, opracowywania, przechowywania, poszukiwania i rozpowszechniania dokumentów. Pojęcie ewoluowało i w Polsce lat 50. XX w. określano nim zarówno wskazaną wcześniej działalność, jak i jej efekt, czyli zbiór dokumentów. Pół wieku później polska biurowość przejęła pojęcie wypracowane przez informatologię i w literaturze przedmiotu coraz częściej za dokumentację zaczęto uważać zbiór dokumentów ustanowiony ze względu na wspólny temat, np. dotyczący danego obiektu, problemu lub zadania. Jest ono jednak stosunkowo wąskie. Tak rozumianą dokumentacją mogą być np. akta sprawy (zbiór informacji dotyczących rozwiązania konkretnego problemu, utrwalonych za pomocą pisma i na papierze) albo dokumentacja techniczna jednej inwestycji. Nie odrzucając podanego wcześniej znaczenia dokumentacji, zasadnym wydaje się zaproponowanie dla tego terminu szerszego pojęcia. W tym znaczeniu za dokumentację należy uznawać zbiór dokumentów, rozumianych jako informacje utrwalone na jakimkolwiek nośniku.

Dokumenty z jakimi mamy do czynienia we współczesnych kancelariach mogą występować w jednej z pięciu form: 1) pisanej, 2) obrazowej, 3) dźwiękowej, 4) mieszanej, 5) cyfrowej (elektronicznej). Współczesna dokumentacja (tak w węższym, jak i w szerszym znaczeniu) rzadko kiedy powstaje i funkcjonuje w biurach jako zbiory dokumentów o jednolitej formie. Od dawna zjawiskiem właściwym dla wielu rodzajów dokumentacji geodezyjno-kartograficznej jest wspólne występowanie w materiałach poszczególnych pomiarów dokumentów o różnorodnej formie: obrazowej (zdjęcia lotnicze), mieszanej (mapy, plany) czy pisanej (np. dzienniki prac czy sprawozdania techniczne z prac pomiarowych). Podobnie jest w przypadku dokumentacji technicznej. Nawet dokumentację poszczególnych spraw - wytwarzaną przez dziesięciolecia w urzędach administracji publicznej w formie pisanej - coraz częściej tworzą oprócz akt, także dokumenty w innej formie.

Podstawowym kryterium podziału dokumentacji na typy jest cel, dla którego jest ona wytwarzana. Zgodnie z nim współczesną dokumentację można podzielić na pięć głównych typów. Są to: 1) dokumentacja aktowa, 2) dokumentacja geodezyjno-kartograficzna, 3) dokumentacja techniczną, 4) dokumentacja audiowizualna, 5) materiały ulotne.

Typologia współczesnej dokumentacji wynikająca z określenia celu, dla którego jest ona wytwarzana, nie jest jedynym podziałem, z którym można spotkać się w prawie, literaturze fachowej czy języku potocznym. Poza tą systematyzacją możemy mówić o podziale dokumentacji na: a) materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, b) dokumentację typową i specyficzną, c) dokumentację niejawną i jawną, d) dokumentację oryginalną i wtórną.