Współcześnie w środowisku archiwistów i historyków coraz częściej pojawiają się głosy, że archiwa państwowe nie są w stanie zaspokoić potrzeb informacyjnych wszystkich użytkowników z powodu niedopracowanego mechanizmu kształtowania ich zasobu. Coraz bardziej zasadne wydaje się wykorzystanie alternatywnych narzędzi metodyki kształtowania, jakimi są znane z anglosaskiej literatury archiwistycznej collecting projects i documentation strategies.
Collecting project to sposób pozwalający na zbieranie istniejącej już dokumentacji, zawierającej informacje o ważnych wydarzeniach historycznych, zjawiskach czy procesach (społecznych, gospodarczych, itd.), która z różnych powodów nie została zabezpieczona w zasobach archiwów historycznych, przede wszystkim państwowych. Co istotnie, wydarzenie, którego chęć udokumentowania stała się powodem opracowania collecting project powinno być zakończone i mieć możliwe do zdefiniowania ramy chronologiczne. Documentation strategy, w od-różnieniu od collecting project, pozwala wybierać archiwalia spośród współcześnie powstającej dokumentacji. Celem tego działania jest opracowanie kompleksowej procedury pozwalającej na sukcesywne zbieranie informacji na temat interesującego zjawiska, procesu czy obszaru, powstającej w wielu niezależnych instytucjach. O ile collecting projects prowadzą do zidentyfikowania i zabezpieczenia istniejących już informacji, z różnych powodów niezabezpieczonych, o tyle documentation strategies niejako a priori wskazują dokumenty warte zachowania, określają miejsce ich powstania i umożliwiają zabezpieczenie.
Wbrew pozorom collecting projects i documentation strategies mogą być realizowane przez archiwa wszystkich typów, ale także biblioteki i muzea. Mimo różnic między nimi, opracowanie konkretnej procedury wybierania dokumentacji wartej wieczystego zachowania
w przypadku obu wymienionych narzędzi selekcji, może przebiegać według tego samego schematu. Pierwszym etapem jest wybór wydarzenia, zjawiska czy procesu, którego dotyczyć będzie wybierania dokumentacja. Drugim – zidentyfikowanie i wybór instytucji, które staną się przedpolem archiwalnym w konkretnych projektach. Kolejny etap to szeroko zakrojona akcja promująca collecting project lub documentation strategy. Czwartym etapem jest nawiązanie i utrzymanie kontaktu z potencjalnymi deponentami. Piątym etapem wreszcie jest wybór i zabezpieczenie materiałów zasługujących na wieczyste zachowanie.
Zaprezentowane w artykule collecting projects i documentation strategies zdefiniowano środowisku anglosaskim. Nie ulega jednak wątpliwości, że są one wykorzystywane na co dzień w Polsce, bardzo rzadko przez archiwa państwowe, częściej przez duże biblioteki naukowe, powszechnie przez archiwa społeczne, które w ten sposób realizują swoją misję. Oceniając działalność archiwów społecznych z szerszej perspektywy, należy zauważyć, że ich funkcjonowanie i powodzenie realizowanych projektów sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku wszystkich archiwów w Polsce. Co warte szczególnego podkreślenia, prowadzi także do poszerzenia zbioru źródeł.
Some of archivists and historians more and more often assume that the state archives are not able to satisfy informational needs of all users because of the undeveloped mechanism of forming their content. In this situation it seems very right to use alternative tools of methods for creating archival holdings, such as these known in Anglo-Saxon archival literature, i.e. collecting projects and documentation strategies.
Collecting project is intented to collect existing materials which include information about important historical events or processes (eg. social or economic) and in result of different reasons was not saved in historical, especially in state archives. What is important, the event which is chosen to be a focus of the collecting project, should be already over, and its chronological censures possible to be indentified.
Documentation strategy allows selection of archival materials from records which are being created contemporarily. The aim of this action is preparation of a complex procedure leading to successive disposition of information, created in many separate agencies, about a chosen event, process or area.
While collecting projects lead to identification and preservation of existing, unsecured information, the documentation strategies point in advance valuable records, define place of their creation and allow their securing.
The collecting projects and documentation strategies can be implemented by archives of all kinds, but also libraries and museum. Despite the differences among them, preparation of a specific procedure of selection of valuable records in both of these tools for selection, can be conducted according to the same schedule. The first step is selection of an issue, event or process which will be reflected in the records. The second - identifying and selection of institutions, next one - wide range promotional action. The fourth step is begining and keeping relations with potential deponents. The fifth - selection and securing records which deserve long lasting preservation.
The collecting projects and documentation strategies were defined in Anglo-Saxon environment, but they are in everyday use in Poland, rarely among the state archives, more often among big scientific libraries and commonly in nongovernmental archives, being a way to realize their mission.
